Правая рука шефа и лицо офиса: главное о профессии секретаря

В сегодняшней статье ФАН расскажет, что делает секретарь.

Важность профессии секретаря порой недооценивают, а между тем именно эти люди обеспечивают жизнеспособность целого офиса, гарантируя нормальное функционирование всех рабочих процессов, а также являются связующим звеном между начальством, сотрудниками и посетителями.

В сегодняшней статье ФАН расскажет, что делает секретарь, как и где получить эту специальность, а также порассуждает о плюсах и минусах профессии.

Небольшой исторический экскурс

Традиционно считается, что секретарь — специальность сугубо женская, однако на самом деле таковой она стала только ближе к концу XIX века после изобретения и начала активного использования печатной машинки.

Данная профессия уходит корнями в глубину веков. Существовала она еще в Древнем Риме, но тогда поверенными лицами (а само по себе слово «секретарь» происходит от французского secret, что в переводе означает «секрет») были только лишь мужчины. Аналогично ситуация складывалась и на Руси, где первыми секретарями стали летописцы, в чьи обязанности входило облекать в письменную форму царские указы.

Официальный статус должность личного ассистента получила вместе с созданием канцелярии по приказу императора Петра I. В секретари в те времена брали исключительно мужчин знатного происхождения, имевших хорошее разностороннее образование.

Первые курсы по подготовке квалифицированных кадров появились в Харькове в 1868 году.

Профессия секретарь: разновидности и круг обязанностей

Сегодня профессия достаточно востребована, ведь секретарь — это правая рука шефа и лицо офиса. Хороший специалист необходим на каждом предприятии без исключения.

Условно можно выделить следующие специализации в секретарской работе, от которых зависит то, чем предстоит заниматься кандидату на вакантную должность. Секретарь-референт является главным посредником между руководством, начальниками отделов, рядовыми сотрудниками, клиентами, подрядчиками и деловыми партнерами. Занимается планированием дня руководителя, подготовкой к командировкам и переговорам, отвечает на телефонные звонки, следит за исправностью работы оргтехники и решает организационные и административные вопросы. Секретарь-администратор или секретарь-делопроизводитель. В обязанности такого сотрудника входит все, что напрямую связано с ведением документооборота. Личный помощник руководителя. Квалифицированный специалист, часто со знанием иностранных языков и высшим образованием. Выполняет различные поручения шефа, сопровождает его в командировках и на деловых встречах. Секретарь суда. Кандидат, претендующий на данную должность, должен иметь высшее юридическое образование или хотя бы быть студентом соответствующего вуза, хорошо ориентироваться в законодательстве Российской Федерации. Работа судебного секретаря отличается от перечисленных выше специализаций и заключается в организации судебного процесса: отправке уведомлений участникам, составлении списков дел, планирующихся к рассмотрению, ведении протокола заседания и прочего документооборота и выполнении поручений судьи. Пресс-секретарь. Не является секретарем в полном смысле этого слова. Стоит отметить, что во многих организациях, особенно крупных, данная должность считается руководящей и очень неплохо оплачивается. Этот человек в штате отвечает за связи со средствами массовой информации и освещение деятельности компании в различных источниках. Формирование пула журналистов и поддержание контактов с ними, организация мероприятий для представителей СМИ, написание и рассылка пресс-материалов, выступления от имени первых лиц — все это входит в функционал сотрудника службы по связям с общественностью. Пресс-секретарь должен быть хорошо образован, владеть хотя бы одним иностранным языком, уметь уверенно держаться в обществе и не теряться под натиском не всегда удобных вопросов, не бояться публичных выступлений.

Несмотря на то, что у каждого из секретарей — своя специфика работы, нередки случаи, когда один человек одновременно выполняет обязанности референта, личного ассистента, администратора и даже пресс-секретаря. Обычно список обязанностей такого «универсального солдата» выглядит следующим образом: встреча посетителей; выполнение поручений руководителя; заказ билетов, бронирование гостиниц для командировок; планирование рабочего дня руководителя; работа на телефоне; контроль за работой оргтехники; заказ канцтоваров, воды, сувенирной продукции и т. д.; подготовка и ведение документации; участие в организации и проведении мероприятий; учет корреспонденции; решение организационных и административных вопросов.

Как стать секретарем: образование и требования к кандидату

Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.

На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.

Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября.

Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества: стрессоустойчивость; умение сглаживать конфликты; коммуникабельность; вежливость; доброжелательность в любых ситуациях; презентабельный внешний вид; умение подать себя; грамотная устная и письменная речь; желательно знание иностранных языков; исполнительность.

О хорошем и не очень в секретарском деле

У любой, даже самой интересной, хорошо оплачиваемой и престижной должности есть свои плюсы и минусы. Есть таковые и у профессии секретаря. Рассмотрим те и другие немного подробнее.

Плюсы: Доступное образование. Начать учиться можно уже после девятого класса, а для поступления не потребуется сдавать сложные экзамены. Во многих колледжах есть как бюджетные, так и платные места. Для секретаря очень важна практика, поэтому зачастую обучение происходит уже в процессе работы. Перспективы роста. Толковым сотрудникам, доказавшим свою компетентность, нередко удается продвинуться по карьерной лестнице. Возможны командировки. Личные ассистенты часто не только заказывают билеты для руководства, но и отправляются с ними в поездки по стране и за рубеж. Новые знакомства. Работа секретаря связана с постоянным общением с людьми. Постепенно человек на этой должности «обрастает» полезными связями в разных сферах жизни.

Минусы: Необходимость всегда выглядеть на все сто. Секретарь — лицо компании и руководителя, и безупречный внешний вид — его прямая обязанность. Одежда, стрижка, макияж и маникюр — все должно быть идеальным. Кому-то это может даже показаться плюсом, но необходимость постоянно быть на высоте порой утомляет. Часто ненормированный график. Этот пункт особенно касается личных помощников, которые вынуждены всегда быть на связи со своим руководителем. Стрессы. Секретарь — это, конечно, не хирург, но все равно профессия весьма ответственная, и ее представителям приходится нелегко с эмоциональной точки зрения.