Лента
20 сентября 05:21
Все новости
Правая рука шефа и лицо офиса: главное о профессии секретаря
Федеральное агентство новостей  / 

Важность профессии секретаря порой недооценивают, а между тем именно эти люди обеспечивают жизнеспособность целого офиса, гарантируя нормальное функционирование всех рабочих процессов, а также являются связующим звеном между начальством, сотрудниками и посетителями.

В сегодняшней статье ФАН расскажет, что делает секретарь, как и где получить эту специальность, а также порассуждает о плюсах и минусах профессии.

Небольшой исторический экскурс

Традиционно считается, что секретарь — специальность сугубо женская, однако на самом деле таковой она стала только ближе к концу XIX века после изобретения и начала активного использования печатной машинки.

Данная профессия уходит корнями в глубину веков. Существовала она еще в Древнем Риме, но тогда поверенными лицами (а само по себе слово «секретарь» происходит от французского secret, что в переводе означает «секрет») были только лишь мужчины. Аналогично ситуация складывалась и на Руси, где первыми секретарями стали летописцы, в чьи обязанности входило облекать в письменную форму царские указы.

Официальный статус должность личного ассистента получила вместе с созданием канцелярии по приказу императора Петра I. В секретари в те времена брали исключительно мужчин знатного происхождения, имевших хорошее разностороннее образование.

Первые курсы по подготовке квалифицированных кадров появились в Харькове в 1868 году.

Профессия секретарь: разновидности и круг обязанностей

Сегодня профессия достаточно востребована, ведь секретарь — это правая рука шефа и лицо офиса. Хороший специалист необходим на каждом предприятии без исключения.

Условно можно выделить следующие специализации в секретарской работе, от которых зависит то, чем предстоит заниматься кандидату на вакантную должность.

  • Секретарь-референт является главным посредником между руководством, начальниками отделов, рядовыми сотрудниками, клиентами, подрядчиками и деловыми партнерами. Занимается планированием дня руководителя, подготовкой к командировкам и переговорам, отвечает на телефонные звонки, следит за исправностью работы оргтехники и решает организационные и административные вопросы.
  • Секретарь-администратор или секретарь-делопроизводитель. В обязанности такого сотрудника входит все, что напрямую связано с ведением документооборота.
  • Личный помощник руководителя. Квалифицированный специалист, часто со знанием иностранных языков и высшим образованием. Выполняет различные поручения шефа, сопровождает его в командировках и на деловых встречах.
  • Секретарь суда. Кандидат, претендующий на данную должность, должен иметь высшее юридическое образование или хотя бы быть студентом соответствующего вуза, хорошо ориентироваться в законодательстве Российской Федерации. Работа судебного секретаря отличается от перечисленных выше специализаций и заключается в организации судебного процесса: отправке уведомлений участникам, составлении списков дел, планирующихся к рассмотрению, ведении протокола заседания и прочего документооборота и выполнении поручений судьи.
  • Пресс-секретарь. Не является секретарем в полном смысле этого слова. Стоит отметить, что во многих организациях, особенно крупных, данная должность считается руководящей и очень неплохо оплачивается. Этот человек в штате отвечает за связи со средствами массовой информации и освещение деятельности компании в различных источниках. Формирование пула журналистов и поддержание контактов с ними, организация мероприятий для представителей СМИ, написание и рассылка пресс-материалов, выступления от имени первых лиц — все это входит в функционал сотрудника службы по связям с общественностью. Пресс-секретарь должен быть хорошо образован, владеть хотя бы одним иностранным языком, уметь уверенно держаться в обществе и не теряться под натиском не всегда удобных вопросов, не бояться публичных выступлений.

Несмотря на то, что у каждого из секретарей — своя специфика работы, нередки случаи, когда один человек одновременно выполняет обязанности референта, личного ассистента, администратора и даже пресс-секретаря. Обычно список обязанностей такого «универсального солдата» выглядит следующим образом:

  • встреча посетителей;
  • выполнение поручений руководителя;
  • заказ билетов, бронирование гостиниц для командировок;
  • планирование рабочего дня руководителя;
  • работа на телефоне;
  • контроль за работой оргтехники;
  • заказ канцтоваров, воды, сувенирной продукции и т. д.;
  • подготовка и ведение документации;
  • участие в организации и проведении мероприятий;
  • учет корреспонденции;
  • решение организационных и административных вопросов.

Для секретаря высшее образование необязательно
Федеральное агентство новостей  / 

Как стать секретарем: образование и требования к кандидату

Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.

На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.

Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября.

Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества:

  • стрессоустойчивость;
  • умение сглаживать конфликты;
  • коммуникабельность;
  • вежливость;
  • доброжелательность в любых ситуациях;
  • презентабельный внешний вид;
  • умение подать себя;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • желательно знание иностранных языков;
  • исполнительность.

Для секретаря важен презентабельный внешний вид
pixabay.com  / 

О хорошем и не очень в секретарском деле

У любой, даже самой интересной, хорошо оплачиваемой и престижной должности есть свои плюсы и минусы. Есть таковые и у профессии секретаря. Рассмотрим те и другие немного подробнее.

Плюсы:

  • Доступное образование. Начать учиться можно уже после девятого класса, а для поступления не потребуется сдавать сложные экзамены. Во многих колледжах есть как бюджетные, так и платные места. Для секретаря очень важна практика, поэтому зачастую обучение происходит уже в процессе работы.
  • Перспективы роста. Толковым сотрудникам, доказавшим свою компетентность, нередко удается продвинуться по карьерной лестнице.
  • Возможны командировки. Личные ассистенты часто не только заказывают билеты для руководства, но и отправляются с ними в поездки по стране и за рубеж.
  • Новые знакомства. Работа секретаря связана с постоянным общением с людьми. Постепенно человек на этой должности «обрастает» полезными связями в разных сферах жизни.

Минусы:

  • Необходимость всегда выглядеть на все сто. Секретарь — лицо компании и руководителя, и безупречный внешний вид — его прямая обязанность. Одежда, стрижка, макияж и маникюр — все должно быть идеальным. Кому-то это может даже показаться плюсом, но необходимость постоянно быть на высоте порой утомляет.
  • Часто ненормированный график. Этот пункт особенно касается личных помощников, которые вынуждены всегда быть на связи со своим руководителем.
  • Стрессы. Секретарь — это, конечно, не хирург, но все равно профессия весьма ответственная, и ее представителям приходится нелегко с эмоциональной точки зрения.

Секретарь — правая рука руководителя
pixabay.com  / 

Вернуться назад

Комментировать
Рейтинг@Mail.ru