17 апреля 08:35
+ {{ $store.state.rightWidget.counter }}
новостей
Все новости
Бухгалтерский аутсорсинг или бухгалтер в штате: что выбрать для бизнеса в 2021 году
Федеральное агентство новостей  / 

Без бухгалтерии бизнес существовать не может, но не обязательно бухгалтер должен трудиться в штате компании. Передача его работы на аутсорсинг стала новым трендом, который имеет все шансы приобрести популярность среди представителей бизнеса в России. 

Что же представляет собой бухгалтерский аутсорсинг? Какие его виды существуют? В чем особенности обслуживания «на удаленке»? И кому такой вариант сопровождения подходит идеально, а когда от него стоит отказаться прямо «на берегу»? Эти вопросы журналист ФАН задал эксперту по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерине Руцкой

Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерина Руцкая
Федеральное агентство новостей  / 

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Аутсорсингом называют передачу компанией определенных видов деятельности подрядчику, который обладает достаточным профессионализмом в этой области. Делегировать можно разные задачи: от разработки и внедрения сложных информационных систем до уборки помещений. 

Аутсорсинг бухгалтерских услуг подразумевает делегирование полномочий по ведению бухгалтерского учета, что становится альтернативой содержанию бухгалтера в штате или снимает часть работ со штатного сотрудника. При этом специализированной компании можно поручить как полное бухгалтерское сопровождение, так и частичное. 

В первом случае аутсорсер будет выполнять все функции бухгалтерии с той лишь разницей, что будет работать удаленно. Во втором случае клиенту будут представляться те услуги, которые ему необходимы, например:

•    постановка или восстановление бухгалтерского учета;
•    расчет заработной платы и ведение кадрового учета;
•    оптимизация налогообложения и другие услуги.

«Обслуживание может быть комплексным, — комментирует эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерина Руцкая. — В этом случае у компании нет необходимости в содержании своей бухгалтерии или отдельного специалиста. При частичном сопровождении на аутсорсинг можно передать рутинную бухгалтерскую работу, позволив главному бухгалтеру сосредоточиться на глобальных направлениях. Или напротив, вывести главбуха на аутсорсинг, чтобы избежать ошибок при ведении учета и провести оптимизацию бизнеса». 

Когда нужен аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальном этапе развития бизнеса или в сфере индивидуального предпринимательства аутсорсинг — единственное верное решение. Как правило, индивидуальный предприниматель или начинающий бизнесмен не знают ничего о том, как вести бухгалтерию, сдавать отчеты, вести документооборот. Нанимать же бухгалтера и платить ему зарплату дорого и нерационально. Аутсорсер обойдется многократно дешевле, да и от ошибок, которые могут повлечь штрафы «по незнанию», защитит. 

В действующем среднем и крупном бизнесе аутсорсинг бухгалтерского учета может понадобиться в следующих случаях. 

1.    Проблемы с бухгалтером. Он неожиданно уволился, скомпрометировал себя, стал объектом недовольства со стороны контрагентов или сотрудников, по его вине компания получила штраф или блокировку счетов. Поиск нового специалиста — как игра в рулетку. Совсем не обязательно, что он будет лучше предыдущего. 

2.    Недоработки в бухгалтерской деятельности. Специалисты «старой школы» часто грешат тем, что не хотят идти в ногу со временем, и стремятся работать «по старинке». Для бизнеса это оборачивается серьезными проблемами. Затягивание сроков, нерациональное расходование рабочего времени и средств, выплата зарплаты лишь за то, что бухгалтер есть в штате, а не за то, что он работает эффективно и радеет душой за развитие бизнеса. В этом случае бухгалтер и собственник бизнеса смотрят в разные стороны, и ситуацию нужно менять. 

3.    Потребность в оптимизации расходов. Если есть возможность сократить расходы на содержание бухгалтерии без потери качества работ в этом направлении, нет причин отказываться. Причем не только в кризисные периоды. Успешность бизнеса во все времена определялась рациональностью расходования средств. 

Также бухгалтерский аутсорсинг может понадобиться, если у компании несколько учредителей и наемный менеджмент, а руководители хотят обеспечить прозрачность бухгалтерского обслуживания. Исключить сговор и «перекосы» работы в пользу любой из сторон позволяет привлечение независимой аутсорсинговой компании. 

Аутсорсинг бухуслуг интересен для малого и крупного бизнеса
pixabay.com  /  Firmbee

Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга

На первый взгляд, плюсы такого варианта бухгалтерского сопровождения очевидны. Во-первых, нет необходимости нанимать бухгалтера и платить ему зарплату. Не нужно платить налоги за нанятого сотрудника, оборудовать ему рабочее место. Не потребуется покупать специализированные бухгалтерские программы и оплачивать их обслуживание. Модернизация бухучета, которая требует серьезных финансовых вложений со стороны бизнеса, осуществляется за счет аутсорсера.

«Аутсорсинговая компания всегда на связи, — уточняет Екатерина Руцкая. — Она не заболеет и не пойдет в отпуск. Работодателю не грозит текучка кадров, недопонимание с бухгалтером, его плохое настроение и прочие проявления пресловутого человеческого фактора. Компания отвечает за ошибки своих специалистов. А у руководителя появляется дополнительное время, чтобы сконцентрироваться на главных задачах. В результате, эффективность основной деятельности возрастает». 

Но есть у бухгалтера на аутсорсе и недостатки.

•    Отсутствие оперативности. Невозможно поставить перед специалистом задачу и получить результат «здесь и сейчас». Бухгалтерское сопровождение аутсорсинг можно сравнить с конвейером, в хорошем смысле этого слова. Здесь все процессы отлажены, их большая часть автоматизирована. Любое «ручное вмешательство» требует задействовать дополнительные ресурсы, что не приветствуется исполнителем. Задачи, определенные в договоре, будут исполняться точно в срок. Но сделать что-то быстрее, скорее и «было нужно вчера» не получится. 

•    Необходимость в организации обмена данными. Компании потребуется решить, каким образом предоставить аутсорсеру доступ ко всей необходимой информации. Отсутствие документов в электронном виде или невозможность обмена данными в режиме онлайн исключает вероятность аутсорсингового сопровождения. 

•    Нарушение политики конфиденциальности. Бухгалтер в штате — это «свой» человек. Зачастую он владеет той информацией, которую директор не хотел бы доносить ни до кого более. Аутсорсер — независимый эксперт, а не штатный сотрудник, который получает доступ ко всей бухгалтерской информации компании. С одной стороны, это создает для бизнеса риски — передача данных третьему лицу может показаться грозой безопасности компании. С другой — авторитетные игроки на рынке аутсорсинговых услуг дорожат своей репутацией и защищают данные клиентов, а вот наличие штатного сотрудника такой защиты не гарантирует. 

«Решение о том, привлекать ли стороннюю компанию для ведения бухучета на аутсорсе или нанимать бухгалтера в штат следует принимать директору компании с учетом особенностей ведения бизнеса, — отмечает Екатерина Руцкая. — Некоторым руководителям такой формат работы не подходит, так как они привыкли «смотреть» специалисту в глаза или требовать выполнения дополнительной работы, выходящей за рамки трудового соглашения. С бухгалтером аутсорсером так работать не получится». 

Бухгалтеру на аутсорсе не нужно оборудовать рабочее место
pxhere.com  / 

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Привлечение специализированной компании — хороший способ защитить бизнес от ошибок. Однако неверно полагать, что с момента подписания договора ответственность перед налоговой и другими службами несет аутсорсер. Ответственность, как и раньше, остается на руководителе компании. Аутсорсер отвечает в рамках своих полномочий и условий, указанных в договоре клиентского сопровождения. 

По словам Екатерины Руцкой, как правило, аутсорсинговые компании обязуются выплачивать из собственных средств штрафы, если они возникли по вине ее специалистов. Это условие прописывается в договоре и служит защитой для клиента в случае непрофессиональных действий аутсорсера. Это же условие трактуется и как значимое преимущество для заказчика. За ошибки штатного бухгалтера всегда приходится расплачиваться компании. Привлечь к ответственности фрилансера или «приходящего» специалиста невозможно, так как в договоре об оказании услуг ни один привлеченный специалист не укажет «кабальных» для себя условий. 

На рынке же аутсорсинговых услуг репутация — бесценный актив. Оплачивая ошибки своих специалистов, такие фирмы стремятся набирать только лучших и опытных сотрудников, а также вкладывают средства в их обучение. 

«Аутсорсинговая компания понимает, что ее главный капитал это профессионализм сотрудников — отмечает Екатерина Руцкая. — Поэтому специалисты постоянно посещают курсы повышения квалификации. Они накапливают профессиональные навыки в различных областях: в торговле, строительстве, производстве, а потому могут быть задействованы в разных проектах». 

Специалисты аутсорсеры регулярно повышают квалификацию
pixabay.com  / Claudio_Scott

Как выбрать компанию для бухгалтерского сопровождения

Главным фактором при выборе компании обычно становится стоимость бухгалтерского аутсорсинга. Но выбирать партнера только по цене — большая ошибка. Важно учитывать, что такое сотрудничество — не разовый проект, а постоянная, повседневная работа. Кроме того от ее качества зависит, будет ли бизнес спокойно «жить» и развиваться, или руководителю придется постоянно контролировать работу аутсорсера, вмешиваться в нее, звонить в службу поддержки, требовать или просить, платить штрафы и неустойки. 

Поэтому на первом этапе важно выяснить следующие моменты. 

1.    Сколько лет компания или специалист работают на рынке. Новички, как правило, не имеют преимуществ перед штатными бухгалтерами. У них нет необходимой технической базы, штата специалистов, опыта и квалификаций. Чем больше возраст компании, тем больше шансов, что сотрудничество будет максимально комфортным для заказчика. 

2.    Осуществляет ли компания страхование профессиональной деятельности. Фирмы-однодневки не страхуют себя от ошибок, тогда как профессиональные игроки защищаются от всех возможных рисков, в том числе ошибок собственных сотрудников. 

3.    Есть ли профессиональные аттестаты у специалистов. Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг требуют постоянного повышения квалификации сотрудников. И компании, которые дорожат своей репутацией, не скрывают, а напротив, демонстрируют профессионализм специалистов. Потенциальный клиент может запросить информацию о том, как часто сотрудники проходят курсы повышения квалификации, каков их профессиональный уровень. Уважающий себя аутсорсер не откажет в этом требовании. 

Ориентироваться также можно на отзывы клиентов, но воспринимать их нужно правильно. Если на сайте есть целый раздел, где размещены отзывы по типу: как я благодарен, и сотрудничество планируем продолжать в дальнейшем, — обращать на них внимание не стоит. Такие отзывы пишут под заказ. Информативными будут отзывы на фирменных бланках клиентов, с печатью и подписью. Размещение таких благодарственных писем на официальном сайте — одно из правил хорошего тона для авторитетного аутсорсера. 

А вот многочисленные рейтинги, которые можно найти в интернете, вряд ли станут хорошими советчиками. Их обычно составляют сами компании для продвижения собственных услуг. Чтобы оценить рейтинг бухгалтерского аутсорсинга, важно понять, кто проводил оценку. Доверия заслуживают только специализированные рейтинговые агентства, аккредитованные Банком России. 

Низкая стоимость услуг должна насторожить при выборе
pixabay.com  / aymane jdidi

Как заключить договор бухгалтерского аутсорсинга

Определившись с компанией, не спешите заключать с ней договор о сотрудничестве. Предварительно необходимо обсудить условия. Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерина Руцкая рекомендует уточнить следующие моменты. 

1.    Будет ли проведен экспресс-аудит? В нем должна быть заинтересована сама компания. Во время аудита выявляются все недочеты предыдущего ведения. Если принять дела без проверки, возможны конфликтные ситуации. А если компания не настаивает на проведении экспресс-аудита, стоит задуматься о целесообразности сотрудничества. 
2.    Как будут решаться технические моменты? График документооборота, хранение документов, доступ к электронной базе, доступность службы поддержки, — все эти нюансы нужно оговорить заранее. 
3.    Из чего складывается цена бухгалтерского аутсорсинга? Что входит в предложенную исполнителем стоимость? Если цена изначально ниже средней на рынке, высока вероятность, что и пакет предлагаемых услуг небольшой, а за каждую дополнительную нужно будет платить отдельно. В результате, сэкономить не получится. Обсудите, какие именно виды работ будет выполнять аутсорсер, и какой будет фактическая стоимость обслуживания. 

«Стоимость варьируется от того, сколько участков передано аутсорсинговой компании, — уточняет эксперт. — Нужно ли восстановление бухучета, потребуется ли оптимизация налогообложения, каким будет количество документов. Цена для компаний на общей системе налогообложения отличается от упрощенки. Для первых стоимость всегда выше». 

Когда условия сотрудничества согласованы, стороны подписывают договор. С этого момента делегированные функции бухучета выполняет аутсорсер. Качество его работы станет понятным в самое ближайшее время. Профессиональный аутсорсинг незаметен, но эффективен. Если сотрудничество не создает поводов для волнений, значит решение было принято правильно.

Комментировать
Рейтинг@Mail.ru